„książka pracy” została wprowadzona w III Rzeszy jako obowiązkowy dokument rejestrujący zatrudnienie osób dorosłych ustawą z 26 lutego 1935, choć zwyczajowo stosowano ją w niektórych gałęziach gospodarki Prus już pod koniec XIX w. (górnictwo i handel). Ustawa ta była prawną konsekwencją budowy totalitarnego państwa z obligatoryjnością zatrudnienia, które państwo niemieckie narzucało swoim obywatelom w celu ich maksymalnego wykorzystania na potrzeby przestawianej na tory wojenne gospodarki. Za ustawą wprowadzającą książkę pracy rząd niemiecki wydał więc 26 maja 1935 zarządzenie o „obowiązku pracy” (Arbeitspflicht) dla ludności niemieckiej. Trzy lata później w czerwcu 1938 dwa kolejne zarządzenia: pierwsze, które ograniczało swobodę zmiany miejsca zatrudnienia; i drugie, które stwarzało możliwość skierowania konkretnych osób w ramach tzw. „zobowiązania służbowego” (Dienstverpflichtung) do pracy nawet poza miejscem stałego zamieszkania.
Pierwszego września wprowadzono obowiązek uzyskiwania zgody Arbeitsamtu – „Urzędu Pracy” na rozwiązanie umowy o zatrudnieniu. Administrowanie i gospodarowanie siłą roboczą znalazło się niemal w całości w gestii Krajowych Urzędów Pracy (Landesarbeitsamtes), przekształconych w sierpniu 1943 roku decyzją administracyjną w Okręgowe Urzędy Pracy (Gauarbeitsamtes). Jeszcze przed wybuchem wojny Krajowe Urzędy Pracy prowincji granicznych: Śląska, Brandenburgii, Prus Wschodnich i Pomorza zastały zobowiązane do przygotowania swych ekspozytur, które w miarę posuwania się wojsk niemieckich miały być zakładane na terytorium Polski. W ten sposób Urzędy Pracy stały się pierwszą administracją cywilną tworzoną przez Niemców na ziemiach Polskich.
Trzeciego września zaczął więc działać pierwszy Arbeitsamt na Śląsku w Rybniku. W końcu tego miesiąca było ich już 70, w październiku już 115. Organizacji Urzędów Pracy towarzyszyła prawna zmiana dotychczasowych stosunków pracy z opartych na najmie na pracę o charakterze przymusowym. Wzmiankowane rozwiązania prawne z obostrzeniami były sukcesywnie wprowadzane przez władze okupacyjne względem ludności polskiej, a jeszcze surowsze względem osób pochodzenia żydowskiego. W konsekwencji podstawową zasadą politycznoprawną organizującą zatrudnienie stał się Arbeitszwang – „przymus pracy” (przy „obowiązku pracy” Niemców).
Na części ziem wcielonych bezpośrednio do III Rzeszy ewidencję osób na potrzeby Arbeitsamtów przeprowadzano jeszcze w 1939 roku. W Urzędach Pracy utworzono rejestry: oddzielny dla osób pracujących, którzy posiadali Beschäftigungskarte – „kartę zatrudnienia” (potem Arbeitsbuch) i dla bezrobotnych, którzy otrzymywali Meldekarte – „karty meldunkowe” lub Ausweiskarte. Zarówno pracujący, jak i nie zatrudnieni mieli zakładane karty ewidencyjne z dokładnymi danymi dotyczącymi wieku, miejsca zamieszkania, kwalifikacji zawodowych. Dane rejestracyjne były stale weryfikowane. Urząd Pracy wzywał zatrudnionych do stawienia z Beschäftigungskartą i potwierdzeniem ostatniej wypłaty, jednocześnie pracodawcy zobowiązani byli przedstawiać listy zatrudnionych robotników. Bezrobotnych zmuszano do stawiennictwa się z kartą meldunkową w Arbeitsamcie (jego filii) codziennie lub raz na kilka dni.
Doświadczenia wyniesione z ziem wcielonych wykorzystywano potem w Generalnym Gubernatorstwie. Za politykę zatrudnienia odpowiedzialny był tu Wydział Pracy przy rządzie Generalnego Gubernatora i na niższym szczeblu wydziały pracy przy urzędach gubernatorów dystryktów. Pod względem formalnym książka pracy była dokumentem funkcjonującym na styku Urzędu Pracy, pracodawcy i pracownika. Składała się z kilkunastu kart z podziałem na rubryki, w których wpisywano dane personalne, adresowe, informacje o stanie cywilnym, posiadanych dzieciach, dawnym i aktualnym zatrudnieniu, grupie zawodowej, wykształceniu zawodowym itd.
Istniały dwa wzory Arbeitsbuchów. Bardziej szczegółowy (38 stron), wprowadzony wspomnianą ustawą z 26 lutego 1935, stosowany przed wrześniem 1939 roku jako normalny dokument potwierdzający zatrudnienie w Niemczech, który w okresie wojny stał się też dokumentem wydawanym robotnikom przymusowym. Obowiązek taki wobec Polaków skierowanych na roboty do Niemiec wprowadzało rozporządzenie z 22 maja 1942.
Rozporządzeniem z 1 maja 1943 wprowadzono nieco uproszczony wzór książki pracy (36 stron dla obcokrajowców deportowanych do pracy w głębi Rzeszy – Arbeitsbuch fűr Ausländer.
Na obszarze Wolnego Miasta Gdańska wydawany był Arbeitsbuch wg wzoru z 1935 roku. Wprowadzono go rozporządzeniem z 1 czerwca 1938. Posiadał inny wzór graficzny: godło Rzeszy Niemieckiej zastępował w nim herb Wolnego Miasta Gdańska.
Obowiązek posiadania książki pracy wprowadzany był na ziemiach polskich stopniowo. Najwcześniej – w październiku 1939 – na Śląsku, w lipcu 1942 na Pomorzu, a w Wielkopolsce w grudniu 1943.
W Generalnym Gubernatorstwie odpowiednikiem książki pracy, była Arbeitskarte – „karta pracy” (rozporządzenie z 20 grudnia 1940), wzorowana na istniejącej już w Rzeszy książce pracy. Pomimo odmienności nazwy Arbeitskarta z GG jako typ dokumentu posiadała formę (układ książkowy) i organizację wewnętrzną strukturalnie tożsamą z Arbeitsbuchem. Wprowadzano ją w GG sukcesywnie do 1942 roku, najpierw w ważnych z punktu prowadzenia wojny zakładach przemysłowych, na samym końcu dla pracowników administracji.
Kart pracy w GG nie posiadali Niemcy z Rzeszy, których obowiązywał Arbeitsbuch oraz pracownicy najemni, dzieci w wieku odpowiadającym nauce w szkole powszechnej, a także pracownicy zatrudnieni w rybołówstwie, leśnictwie i na roli. W przypadku pracowników rolnych w GG kontrolę „zapasów” siły roboczej zapewniały prowadzone w Urzędach Pracy Landwirtschaftlische Betriebskartei – „kartoteki gospodarstw rolnych”, w których znajdowały się dane o wielkości gospodarstwa, jego rodzaju, ilości gospodarujących na nim osób. Arbeitsbuch wystawiano na wniosek. Wystawiając książkę pracy Arbeitsamt na pierwszej stronie nanosił podwójny numer, którego pierwsza część była numerem Arbeitsamtu, druga zaś numerem karty ewidencyjnej w kartotece Urzędu Pracy.
Tak więc prezentowany Arbeitsbuch fűr Ausländer deporowanej pracownicy przymusowej zawiera numer: „65/2257”, gdzie cyfra „65” jest oznaczeniem Urzędu Pracy w Prenzlau, a cyfra „2257” numerem karty ewidencyjnej osoby, której wystawiono książkę pracy.
Przy rozpoczęciu pracy należało Arbeitsbuch (Arbeitskartę w GG) doręczyć właścicielowi zakładu, który dokonywał w niej zapisów, podając datę rozpoczęcia pracy, charakter zatrudnienia, miejsce zamieszkania i ewentualne jego zmiany, datę zakończenia pracy. Z kolei właściciel zakładu pracy o każdym wpisie powiadamiał Arbeitsamt, a ten nanosił nowe dane na znajdujące się w jego kartotekach karty ewidencyjne zatrudnionych. Jeśli pracownik był zatrudniany u więcej niż jednego pracodawcy, miejsce jego przechowywania znajdowało się u pierwszego zatrudniającego. W przerwach w zatrudnieniu Arbeitsbuch powinno się było zdeponować w Urzędzie Pracy. Nie można też było posiadać dwóch Arbeitsbuchów. Zasada ta nie dotyczyła łączenia karty pracy z GG z książką pracy: w przypadku deportacji do pracy przymusowej poza GG wywiezionym wydawano normalne Arbeitsbuchy.
W przypadku robotników deportowanych do Niemiec, książka pracy pozostawała najczęściej w dyspozycji pracodawcy, a cała procedura jego wystawienia toczyła się między pracodawcą, a Urzędem Pracy (zdarzało się, że robotnik przymusowy nie otrzymywał żadnego dokumentu „do ręki”). Stąd min. duża grupa Arbeitsbuchów, które zachowały się do dziś w dość dobrym stanie, ponieważ zostały wydane przez pracodawców zatrudnionym przymusowo dopiero po zakończeniu działań wojennych, albo też ci drudzy „odzyskali” je po opuszczeniu domu lub zakładu pracy przez niemieckiego pracodawcę pod koniec wojny. Przepisy niemieckie z okresu wojny zakazywały w ogóle zabierać robotnikom zagranicznym jakąkolwiek dokumentację dotyczącą pracy przy powrocie do domu. Odnośnie Polaków regulowało to specjalne zarządzenie z 18 listopada 1941. Z przepisu tego wyłączono jednak książki pracy i to tylko w przypadku Polaków, którzy zamieszkiwali na obszarze ziem wcielonych do Rzeszy.
Pod względem źródłowym książki pracy są cenną dokumentacją, na podstawie której można odtworzyć „biogram pracowniczy” robotnika przymusowego. Jako typ dokumentu „wędrującego” w obiegu: Urząd Pracy – pracodawca – pracownik, Arbeitsbuchy oprócz zapisów formalnych zostawianych przez Arbeitsamt i zakład pracy/pracodawcę noszą niekiedy też ślady ingerencji jego „właściciela”, dokonywane najczęściej już po wojnie. Są to min. własne wpisy odnośnie zatrudnienia w przypadku, gdy nie zostały one uczynione przez pracodawcę ze względu na jego ucieczkę bądź odmowę, wydrapywanie bądź zamazywanie symboli nazistowskich (swastyki i „gapy”). W tym ostatnim przypadku czyniły to też okupacyjne władze alianckie lub polska administracja powojenna (np. w punktach Państwowego Urzędu Repatriacyjnego – PUR). Niekiedy „właściciele” odrywali znajdującą się w książce pracy fotografię, ze względu na to, że były to jedne z nielicznych zdjęć, jakie w ogóle im wykonano – stanowiły one przez to dla nich cenną wartość. Mimo to, iż fotografie w książkach pracy to zdjęcia portretowe służące identyfikacji, mogą też być źródłem cennych informacji o charakterze historycznym. To rzeczywiście w wielu wypadkach historia „zatrzymana w kadrze” w chwili dziania się. Spotykamy przeto w Arbeitsbuchach np. zdjęcia wykonane tuż po opuszczeniu przez ludzi obozowej łaźni – mokrych, w półnegliżu, krótko ostrzyżonych, zastraszonych. Zdjęcia dzieci, które nie były kierowane na roboty, a wydano im książkę pracy przypadkowo, jako dokument tożsamości, tylko dlatego, że zostały wtłoczone w rejestracyjną procedurę przebywając z rodzicami w obozie przejściowym dla deportowanych robotników.
Dane formalne nanoszone w książkach pracy (i innej dokumentacji z robót przymusowych oraz dokumentacji personalnej) przez władze okupacyjne odzwierciedlają również stan polityczno-prawny polskich obywateli w kraju okupowanym i jego nowy podział administracyjny. I tak np.: zapis w rubryce Staatsangehörigkeit – „przynależność państwowa” o treści Schutzangehörige – „pod opieką (państwa)”, używany był w przypadku Polaków pochodzących z ziem wcielonych bezpośrednio do Rzeszy dekretami Hitlera z 8 i 12 października 1939 (Śląsk, Poznańskie z ziemią łódzką, Pomorze, północne Mazowsze i Suwalszczyzna – tzw. eingegliederte Ostgebiete – „wcielone ziemie wschodnie”). Byli to oficjalnie obcoplemieńcy nie nadający się do zniemczenia – poddani Rzeszy. W odniesieniu zaś robotników polskich, którzy zostali deportowani z GG w rubryce tej wpisywano określenie staatlos – oznaczające „bezpaństwowca”. Uznano tu bowiem teoretycznie Polaków za posiadających nadal polską przynależność państwową, lecz wskutek nie uznawania państwa polskiego przez III Rzeszę, ludzie ci zostali tej przynależności pozbawieni. W przypadku osób zabranych z GG z Dystryktu Galicja i Okręgu Białystok (przy narodowości innej niż niemiecka) mógł być użyty zapis ungeklärt – „nie wyjaśniona”. Jeszcze inny status otrzymywali obywatele Polscy mieszkający na kresach II RP, które po rozpoczęciu wojny z ZSRR znalazły się pod okupacją niemiecką. Niemcy przyjęli tu zasadę, uznającą za „robotników wschodnich” (Ostarbeiter) wszystkie osoby zamieszkałe na terytorium ZSRR przed 22 czerwca 1941, niezależnie od deklarowanej narodowości (z wyjątkiem Niemców) i obywatelstwa przed wrześniem 1939. Zasada ta nie dotyczyła mieszkańców republik nadbałtyckich, ziem Okręgu Białystok i Dystryktu Galicja. Jeszcze innego potraktowania wymaga analiza zapisów o przynależności narodowej (rubryka Volkszugehörigkeit w książce pracy dla obcokrajowców). Często w rubryce tej znajdował się zapis o narodowości innej, niż rzeczywista. Osoby narodowości polskiej deportowane np. z Dystryktu Galicja podawały specjalnie narodowość ukraińską wiedząc, że ukraińscy robotnicy są w Niemczech dużo lepiej traktowani niż ludność polska; niekiedy też administracja ukraińska specjalnie „ukrainizowała” Polaków bądź osoby nie mogące określić swej narodowości, aby wykazać swą przewagę etniczną na danym terenie. Z kolei Polacy zamieszkujący Komisariat Generalny Litwy wyjeżdżali na roboty przymusowe jako Litwini i ich traktowanie odpowiadało traktowaniu robotników cudzoziemskich z krajów, z którymi Rzesza nie prowadziła wojny (restrykcje wobec tych Polaków zaczęto stosować dopiero od 1944 roku). Inną narodowość deklarowały też osoby narodowości żydowskiej, by uniknąć represji i śmierci. W ich przypadku sama decyzja o wyjeździe na roboty do Niemiec była próbą ucieczki przed śmiercią. Częstym zjawiskiem było też podawanie podczas rejestracji innego niż prawdziwy zawodu. Unikano zwłaszcza przyznania się do zawodu rolnika, co niemal nieuchronnie wiązało się z wywózką do Rzeszy; inny zawód deklarowali też przedstawiciele tych profesji, które mogły być wykorzystane do pracy w przemyśle zbrojeniowym. Z rezerwą należy też podchodzić do danych personalnych książek pracy (jak też z innych dokumentów potwierdzających pracę przymusową na deportacji). Częste są pomyłki i błędy w zapisach polskich nazwisk i nazw własnych (zapis fonetyczny), przy podawaniu daty urodzenia itp.
Arbeitsbuchy mogą zawierać również ślady działania i adnotacje instytucji alianckich i polskich z 1945 roku i lat następnych. W przypadku osób powracających transportami PUR często były ostemplowywane w punktach kontrolnych. Zdarzało się, że w przypadku kontynuowania pracy po zakończeniu działań wojennych, pracodawcy potwierdzali w książkach pracy owo zatrudnienie – stąd można spotkać tam tego typu zapisy z datami po maju 1945.