„karta pracy” była dokumentem dwojakiego rodzaju: potwierdzała zatrudnienie robotnika zagranicznego i pełniła jednocześnie funkcję paszportu i dowodu osobistego. Konieczność posiadania imiennej karty pracy ustalało zarządzenie z 8 marca 1940. Jej wystawienie wymagało współdziałania dwóch urzędów: Urzędu Pracy i miejscowej władzy policyjnej (urzędu ds. cudzoziemców). Zatrudnienie robotnika cudzoziemskiego w Niemczech wymagało bowiem specjalnego zezwolenia. O zezwolenie takie musiał wystąpić do właściwego Urzędu Pracy pracodawca; z drugiej strony wniosek o wydanie zgody na pracę musiał złożyć w jednostce nadzoru policyjnego robotnik, ewentualnie w jego zastępstwie sam pracodawca. Policja po akceptacji wniosku kierowała go do Arbeitsamtu. W 1942 roku ze względu na zwiększenie się liczby cudzoziemskich robotników przymusowych procedurę uproszczono. Zakład pracy/ pracodawca składał ogólny wniosek do Urzędu Pracy o przydział robotników. Zrezygnowano z wniosku robotnika o zezwolenie na pracę w organie policyjnym. Zajął się tym Arbeitsamt, który po przydziale robotnika do konkretnego miejsca pracy wysyłał do jednostki policyjnej formularz zezwolenia na pracę. Ta następnie po dokonaniu formalności rejestracyjnych, połączonych ze zdjęciem odcisków palców, przekazywała go pracownikowi. Dane pozyskane przez policję przy wystawianiu kart pracy pozostawały na miejscu, a wtórniki trafiały do centralnej kartoteki przymusowo zatrudnionych Polaków i Ostarbeiterów przy Głównym Urzędzie Bezpieczeństwa Rzeszy, która funkcjonowała do końca 1943 lub początku 1944 roku, kiedy to została zniszczona przez naloty alianckie (informował o tym okólnik Reichsfűhrera SS z 5 lutego 1944 ). Robotnik był zobowiązany do noszenia Arbeitskarty przy sobie. Arbeitskarta była ważna dla określonego miejsca pracy, co ułatwiało wyłapywanie podczas policyjnych kontroli zbiegów. Wydawano ją na czas określony, a o jej przedłużenie powinien był dbać pracodawca.
Pod względem formalnym karta pracy była dwustronnym blankietem. Z jednej strony zaopatrzona musiała być w fotografię, odcisk palca wskazującego i podpis robotnika. Była to strona przygotowywana przez policję. W lutym 1944 wprowadzono przepis o konieczności umieszczania na tej stronie czerwonego stempla o treści: Kennzeichenpflichtig – „zobowiązany do noszenia znaku rozpoznawczego”, tj. znaku „P” w przypadku Polaków lub „O” dla robotników wschodnich, w celu łatwiejszego ich odróżniania podczas policyjnych kontroli od pochodzących z GG Białorusinów i Ukraińców, którzy byli zwolnieni z noszenia przymusowych oznaczeń. Na drugą stronę karty pracy naklejano blankiet Arbeitsamtu z dokładnymi danymi personalnymi pracownika i informacjami o jego zatrudnieniu. W przypadku kontynuowania pracy, na blankiet ten po upływie ważności pierwszego, mógł naklejony następny. W przeciwieństwie do Arbeitsbuchów, które ze względu na układ książki były wypełniane pismem odręcznym, karty pracy wypełniano często pismem maszynowym. Podobnie, jak Arbeitsbuchy, karty pracy zawierają ślady działania i ingerencji władz alianckich i/lub polskiej powojennej administracji i instytucji wsparcia społecznego.
Karta pracy łączyła się też niekiedy z zaświadczeniem o odprowadzanych od wynagrodzenia oszczędnościach (Bescheinigung űber eingezahlte Lohnerparnisse). W praktyce rzadko to odnotowywano. Potrącanie różnych kwot pieniężnych z zarobków pracowników i ich deponowanie u pracodawcy było jedną z form wiązania osoby pracującej z zakładem pracy. W zamyśle niemieckiej administracji miało to zapobiegać zbiegostwu z miejsca pracy; w praktyce okazywało się najczęściej nieskuteczne.