war ein doppelfunktionales Dokument: sie bestätigte die Anstellung vom Auslandsarbeiter und funktionierte gleichzeitig als Pass und Personalausweis. Die Notwendigkeit des Besitzes einer Arbeitskarte wurde durch die Anordnung vom 8. März 1940 geregelt. Ihre Ausstellung erforderte die Zusammenarbeit von zwei Behörden: des Arbeitsamtes und der lokalen Polizeimacht (Ausländeramt). Die Beschäftigung vom Auslandsarbeiter in Deutschland bedurfte nämlich einer besonderen Genehmigung. Ein solcher Antrag musste vom Arbeitgeber bei dem richtigen Arbeitsamt gestellt werden; andererseits musste der Arbeiter selbst den Antrag auf die Genehmigung in der Polizeiaufsichtseinheit stellen, dies konnte auch der Arbeitgeber tun, als Vertretung des Arbeiters. Die Polizei sendete den Antrag nach seiner Akzeptanz ins Arbeitsamt weiter. 1942 wurde die Prozedur, wegen der vermehrten Zahl von Auslandsarbeitern vereinfacht. Die Arbeitsstätte oder der Arbeitgeber stellte einen allgemeinen Antrag bei dem Arbeitsamt auf Arbeiterzuteilung. Es wurde auf den Antrag des Arbeiters auf Arbeitsbewilligung in der Polizeibehörde verzichtet. Ab diesem Zeitpunkt beschäftigte sich das Arbeitsamt nach der Arbeiterzuteilung zum konkreten Arbeitsplatz, auch mit dem Arbeitsgenehmigungsformular und schickte dieses zur Polizeieinheit. Nach den Anmeldungsformalitäten, die mit der Abgabe des Fingerabdrucks verbunden waren, wurde die Arbeitskarte dem Arbeiter übergeben. Die Daten, die von der Polizei bei der Arbeitskartenausstellung gewonnen wurden, blieben am Ort enthalten, Duplikate sind in die Zentralkartei der zwangsbeschäftigten Polen und Ostarbeiter, beim Hauptamt des Reichssicherheitsdienstes gelangt. Die Kartei funktionierte bis Ende 1943 oder Anfang 1944, als sie von einem Alliierten-Luftangriff vernichtet wurde (darüber informierte der Reichsführer SS in einem Rundschreiber vom 5. Februar 1944). Der Arbeiter war verpflichtet, die Arbeitskarte immer bei sich zu tragen. Sie wurde für unbestimmte Zeit ausgegeben, und für ihre Verlängerung hatte der Arbeitgeber zu sorgen. Die Arbeitskarte war nur gültig für einen bestimmten Arbeitsplatz, dies erleichterte das Einfangen von Flüchtlingen während Polizeikontrollen.
Formell war die Arbeitskarte ein zweiseitiges Formular. Die erste Seite musste mit dem Foto, dem Zeigefingerabdruck und mit der Unterschrift des Arbeiters ausgestellt werden. Die Erstellung dieser Hälfte des Dokuments war Arbeit der Polizei. Im Februar 1944 gab es eine Anordnung über die Notwendigkeit der Platzierung eines roten Stempels auf dieser Seite: kennzeichenpflichtig, d.h. „P“ im Fall der Polen oder „O“ für die Ostarbeiter. Dies trug zur leichteren Unterscheidung von Weißrussen und Ukrainern während Polizeikontrollen im GG bei, denn diese Nationalitäten waren von der Kennzeichnungspflicht befreit. Auf der anderen Seite der Karte wurde das Arbeitsamtsformular mit genauen Personendaten des Arbeiters und Informationen über seine Anstellung angeklebt. Im Falle einer Arbeitsfortsetzung, konnte an dieses Formular ein weiteres angeklebt werden, wenn das erste nicht mehr gültig war. Im Gegenteil zu Arbeitsbüchern, die aufgrund ihrer Buchform von Hand ausgefüllt waren, wurden die Arbeitskarten oft mit der Schreibmaschine erstellt. Ähnlich wie Arbeitsbücher, enthielten die Arbeitskarten auch Spuren der Alliierten, polnischer Nachkriegsverwaltung oder von Hilfsorganisationen.
Die Arbeitskarte war manchmal mit der Bescheinigung über eingezahlte Lohnersparnisse verbunden. In der Praxis wurde dies allerdings selten dokumentiert. Lohnersparnisse verschiedener Geldbeträge und ihre Deponierung bei dem Arbeitgeber waren eine Art und Weise der „Anbindung“ der Arbeiter an ihren Arbeitsplatz. Der Plan der deutschen Verwaltung war es, der Flucht vom Arbeitsplatz vorzubeugen. In der Praxis erwies es sich meistens nicht als erfolgreich.