wurde im III. Reich als Pflichtdokument mit einem Gesetz vom 26. Februar 1935 eingeführt und die registrierte Anstellung von Erwachsenen. Es wurde aber schon bereits Ende des 19. Jahrhunderts in Preußen in manchen Wirtschaftszweigen benutzt (Bergbau, Handel). Nach dem Gesetz über die Arbeitsbuch-Einführung, erließ die deutsche Regierung am 26. Mai 1935 die Verordnung über die Arbeitspflicht für deutsche Bürger. Dieses Gesetz von 1935 war eine rechtliche Konsequenz der Bildung eines totalitären Staates, in dem jeder Bürger die Pflicht hatte, zu arbeiten. So wurden die Menschen für die auf Krieg eingestellte Wirtschaft ausgenutzt. Drei Jahre später, im Juni 1938, wurden zwei weitere Verordnungen erlassen: die erste begrenzte die Freiheit zum Wechsel des Arbeitsplatzes, die zweite ermöglichte es dem Staat, konkrete Personen im Rahmen der Dienstverpflichtung auch außerhalb des festen Wohnsitzes zur Arbeit zu schicken.
Ab dem 1. September 1938 konnte ein Arbeitsvertrag nur noch mit Erlaubnis des Arbeitsamtes aufgelöst werden. Die Verwaltung und Verteilung der Arbeitskräfte gehörten im Gesamten zu den Aufgaben der Landesarbeitsämter, die kraft einer Verwaltungsentscheidung im August 1943 in Gauarbeitsämter umgewandelt wurden. Noch vor dem Kriegsausbruch wurden die Landesämter der Grenzprovinzen Schlesien, Brandenburg, Ostpreußen und Pommern verpflichtet, sich auf die Einrichtung von Niederlassungen vorzubereiten, die parallel zum Voranschreiten der deutschen Armee auf dem polnischen Gebiet gegründet werden sollten. So waren die Arbeitsämter die ersten Zivilverwaltungen, die von Deutschen auf den polnischen Gebieten eingerichtet wurden. Am 3. September nahm das erste Arbeitsamt in Schlesien in Rybnik die Arbeit auf. Am Ende dieses Monats waren es schon 70, im Oktober 115. Die Errichtung der Arbeitsämter war auch mit einer gewissen Veränderung der bisherigen Arbeitsverhältnisse verbunden. Der Zwangscharakter wurde mehr und mehr deutlich. Diese rechtlichen Änderungen wurden durch die Besatzungsmacht allmählich eingeführt und schränkten die Rechte der polnische Bevölkerung, aber mehr noch der Bevölkerung jüdischer Abstammung Schritt für Schritt ein. Infolgedessen wurde der Arbeitszwang die politisch-rechtliche Grundregel für die Beschäftigung (für Deutsche war dies die „Arbeitspflicht“).
In einem Teil der Gebiete, die direkt in das III. Reich einverleibt wurden, wurde die Personenerfassung für die Arbeitsämter noch im Jahre 1939 durchgeführt. In den Arbeitsämtern wurden die folgenden zwei Register geschaffen: eines für Beschäftigte, die eine Beschäftigungskarte (später Arbeitsbuch) besaßen und eines für Arbeitslose, die eine Meldekarte oder Ausweiskarte bekamen. Sowohl für Beschäftigte, als auch für Arbeitslose wurden Erfassungskarten ausgestellt, mit Daten wie Alter, Wohnort und Berufsqualifikationen. Diese Daten wurden ständig überprüft.
Das Arbeitsamt ließ die Beschäftigten mit der Beschäftigungskarte und der Bestätigung der über den letzten Lohn zu sich kommen. Gleichzeitig wurden die Arbeitgeber verpflichtet, die Listen der beschäftigten Arbeiter vorzulegen. Die Arbeitslosen wurden dazu gezwungen, täglich oder alle paar Tage mit der Meldekarte beim Arbeitsamt (oder in einer seiner Niederlassungen) zu erscheinen. Die Erfahrungen aus den einverleibten Gebieten wurden dann im GG genutzt. Für die Beschäftigungspolitik waren hier die Arbeitsabteilung bei der Regierung des GG und auf der unteren Ebene die Arbeitsabteilungen in Ämtern der Gouverneure der Distrikte verantwortlich. Formal war das Arbeitsbuch ein Dokument, das an den Grenzen zwischen dem Arbeitsamt, dem Arbeitgeber und dem Arbeiter funktionierte. Es bestand aus einem guten Dutzend in Rubriken eingeteilte Seiten, in die Personal- und Adressdaten, Informationen über Familienstand, Kinder, frühere und aktuelle Beschäftigungen, Arbeitsgruppen, Berufsausbildungen usw. eingetragen wurden.
Es gab zwei Vorlagen der Arbeitsbücher. Eine mehr detaillierte Vorlage (38 Seiten), die bereits mit dem erwähnten Gesetz vom 26. Februar 1935 eingeführt wurde. Diese wurde vor dem September 1939 als ein gewöhnliches Dokument gebraucht, das die Beschäftigung in Deutschland bestätigte. Diese Fassung des Arbeitsbuches wurde während des Krieges zum Schriftstück, das auch an die Zwangsarbeiter ausgegeben wurde. Die Pflicht für Polen, die zur Zwangsarbeit in Deutschland bestimmt wurden, das Arbeitsbuch zu besitzen, wurde mit einer Verordnung vom 22. Mai 1942 eingeführt.
Mit einem Befehl vom 1. Mai 1943 wurde eine vereinfachte Vorlage des Arbeitsbuches (36 Seiten) für Ausländer, die zur Arbeit im Reich deportiert wurden, ausgegeben – das Arbeitsbuch für Ausländer. Auf dem Gebiet der Freien Stadt Danzig wurde das Arbeitsbuch weiterhin nach der Vorlage aus dem Jahre 1935 verwendet. In diesem Gebiet an der Ostseeküste wurde es wiederum mit einer Verordnung vom 1. Juni 1938 eingeführt. Es hatte eine andere graphische Gestaltung: das Wappen des Dritten Reichs wurde durch das Wappen der Freien Stadt Danzig ersetzt. Die Pflicht, ein Arbeitsbuch zu besitzen, wurde auf den polnischen Gebieten schrittweise verwirklicht. Am frühesten im Oktober 1939 in Schlesien, im Juli 1942 in Pommern und in Großpolen im Dezember 1943. Im GG entsprach die Arbeitskarte dem Arbeitsbuch (Verordnung vom 20. Dezember 1940), erstellt nach der Vorlage des bereits im Reich existierenden Arbeitsbuches. Trotz anderen Namens hatte die Arbeitskarte aus dem GG als ein Dokumenttyp die gleiche Form (Buch) und eine innere Gestaltung wie das Arbeitsbuch. Sie wurde im GG allmählich bis 1942 eingeführt, zuerst in den für die Kriegsführung wichtigen Industriebetrieben, am Ende bekamen sie die Personen, die in der Verwaltung beschäftigt waren.
Keine Arbeitskarten besaßen im GG Deutsche aus dem Reich, für die das Arbeitsbuch ein Pflichtdokument war, sowie Lohnarbeiter, Kinder im Grundschulalter und auch Personen, die in Fischerei, Forstwirtschaft und Landwirtschaft beschäftigt waren. Die verfügbaren Landwirtschaftsarbeiter im GG waren in den durch die Arbeitsämter geführten Landwirtschaftlichen Betriebskarteien immer erfasst und konnten so je nach „Nachfrage“ zwischen den landwirtschaftlichen Betrieben hin und her versetzt werden, um sie am gewinnbringendsten einzusetzen und die Produktion abzusichern. In den Dokumenten der Arbeitskräfte waren Daten der Betriebe, wie Größe des Bauernhofes, die Art der Einrichtung und die Zahl der dort wohnenden oder arbeitenden Personen verzeichnet.
Das Arbeitsbuch wurde auf Antrag ausgestellt. Auf der ersten Seite des Arbeitsbuches trug das Arbeitsamt eine doppelte Nummer ein. Ihr erster Teil war die Nummer des Arbeitsamtes, der zweite war die Nummer der Erfassungskarte in der Kartei des Arbeitsamtes. So hat das abgebildete „Arbeitsbuch für Ausländer“ einer deportierten Zwangsarbeiterin die Nummer: „65/2257”. Dabei betreffen die Ziffern „65” das Arbeitsamt in Prenzlau, und die Ziffern „2257” bilden die Nummer der Erfassungskarte der Person, für die das Arbeitsbuch ausgestellt wurde.
Beim Beginn der Arbeit sollten die Arbeiter dem Betriebsbesitzer das Arbeitsbuch (im GG die Arbeitskarte) geben, dieser trug folgende Informationen ein: Datum des Arbeitsbeginns, Charakter der Beschäftigung, Wohnort und seine eventuellen Wechsel und das Datum des Arbeitsschlusses. Der Betriebsbesitzer benachrichtigte das Arbeitsamt über jede Eintragung, das Arbeitsamt trug diese neuen Daten in Erfassungskarten der Beschäftigten ein, die sich in seiner Kartei befanden. Wenn eine Person bei mehr als einem Arbeitgeber beschäftigt war, befand sich das Arbeitsbuch beim ersten Arbeitgeber. In den Pausen in der Beschäftigungszeit sollte man das Arbeitsbuch beim Arbeitsamt deponieren. Die Arbeitenden durften aber nicht zwei Arbeitsbücher besitzen. Es war jedoch erlaubt, eine Arbeitskarte und ein Arbeitsbuch zu besitzen.
Im Fall der zur Zwangsarbeit aus dem GG Deportierten, wurden die gewöhnlichen Arbeitsbücher ausgegeben. Im Fall der nach Deutschland Deportierten, blieb das Arbeitsbuch dem Arbeitgebers zur Verfügung und das ganze Verfahren seiner Ausstellung verlief zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitsamt (es kam vor, dass der Zwangsarbeiter kein Dokument „in die Hand“ bekam). Deshalb verfügen wir heute über viele Arbeitsbücher, die im guten Zustand erhalten geblieben sind, weil sie den Zwangsarbeitern erst nach dem Krieg ausgegeben wurden oder weil sie die Dokumente erst dann „bekamen“, nachdem der deutsche Arbeitgeber gegen Ende des Krieges sein Haus oder Unternehmen verließ. Deutsche Vorschriften aus der Zeit des Krieges verboten den ausländischen Arbeitern jegliche Dokumentation über ihre Beschäftigung mit nach Hause zu nehmen. Die Verordnung vom 18. November 1941 regelte dies im Fall der Polen. Diese Vorschrift betraf aber nicht die Arbeitsbücher der Polen, die auf den ins Reich einverleibten Gebieten wohnten.
Als historische Quellen sind die Arbeitsbücher eine sehr wertvolle Dokumentation, weil sich mit ihrer Hilfe der „Beschäftigungslebenslauf“ eines Zwangsarbeiters rekonstruieren lässt. Das Arbeitsbuch war ein zwischen dem Arbeitsamt, dem Arbeitgeber und dem Arbeiter „wanderndes Dokument“. In den Arbeitsbüchern gibt es einerseits Spuren der formalen Eintragungen des Arbeitsamtes, des Unternehmens bzw. des Unternehmers und andererseits hat manchmal der „Besitzer“ selbst Änderungen im Dokument in der Nachkriegszeit gemacht. Es geht hier u.a. um selbst geschriebene Eintragungen über Beschäftigung, für den Fall, dass der Arbeitgeber sie nicht gemacht hat (weil er geflüchtet ist und sich davor geweigert hat). Dazu zählen auch das Ausmerzen oder Beschmieren der nationalsozialistischen Symbole (Hakenkreuze, Reichsadler). Letzteres machten auch die alliierten Besatzungsmächte oder die polnische Nachkriegsverwaltung (z.B. im Polnischen Repatriierungsamt – PUR). Manchmal rissen die „Besitzer“ ihre Fotografien vom Arbeitsbuch ab, weil es manchmal die einzigen Fotografien waren, die von ihnen während der Kriegszeit gemacht wurden und deshalb sie sehr wertvoll sie für waren. Obwohl die Fotografien in Arbeitsbüchern nur Porträts sind, die der Identifikation dienten, sind sie auch eine wichtige historische Informationsquelle. Oft wurden dort „Momente“ festgehalten. So finden sich in Arbeitsbüchern Fotos, die gleich nach dem Verlassen des Lagerbades gemacht wurden – die Menschen sind nass, halb nackt, mit kurz geschorenen Haaren oder sie sehen verängstigt aus. Es gibt auch Fotografien von Kinder, die nicht zur Zwangsarbeit bestimmt waren und denen das Arbeitsbuch als ein Identitätsdokument ausgegeben wurde, weil sie zusammen mit den Eltern in Durchgangslagern für deportierte Zwangsarbeiter waren und deshalb registriert wurden.
Die Daten, die in Arbeitsbüchern (oder in anderen Dokumenten der Zwangsarbeit, sowie in Personaldokumenten) von der Besatzungsmacht eingetragen wurden, spiegeln den rechtlich-politischen Status der polnischen Staatsbürger im damals besetzen Land, sowie dessen neue Verwaltungsstruktur wieder. So betraf die Eintragung „Schutzangehörige“ in der Rubrik Staatsangehörigkeit Polen, die aus den Gebieten stammten, die mit dem Dekret Hitlers vom 8. und 12. Oktober 1939 ins Reich einverleibt wurden (Schlesien, die Wojewodschaft Posen mit dem Gebiet um Lodz, Pommern, Nordmasowien und das Gebiet um Suwałki – so genannte eingegliederte Ostgebiete). Offiziell ging es hier um Personen, die zur Eindeutschung nicht geeignet waren. Im Falle der polnischen Arbeiter, die aus dem GG deportiert wurden, trug man in diese Rubrik staatlos ein. Diese Menschen wurden theoretisch als Personen mit polnischer Staatsangehörigkeit betrachtet, aber diese wurde ihnen abgenommen bzw. nicht bestätigt, weil das Dritte Reich den polnischen Staat nicht anerkannte. Im Falle der Personen mit einer anderen als der deutschen Nationalität, die aus dem Distrikt Galizien und aus Białystok umgesiedelt wurden, kamen manchmal Eintragung wie ungeklärt vor. Einen noch anderen Status hatten polnische Staatsbürger aus dem östlichen Grenzland der zweiten Republik Polen, das nach dem Beginn des Krieges mit der UdSSR unter der deutschen Besatzung war. Hier war die Regel der Deutschen gültig, laut der alle Personen, die vor dem 22. Juni 1941 auf dem Gebiet der UdSSR wohnten als Ostarbeiter gehalten wurden, unabhängig davon, welche Nationalität sie deklariert haben (Ausnahme waren Deutsche) und von ihrer Staatsangehörigkeit vor September 1939. Diese Regel betraf die Bewohner der Ostseerepubliken, des Bezirks Białystok und des Distriktes Galizien.
Die Rubrik der Volkszugehörigkeit im Arbeitsbuch für Ausländer muss allerdings differenziert betrachtet werden, da die Eintragungen manchmal nicht der Wirklichkeit entsprachen. Polnische Staatsbürger, die z.B. vom Distrikt Galizien zur Zwangsarbeit deportiert wurden, gaben absichtlich die ukrainische Nationalität an, weil sie wussten, dass die ukrainischen Arbeiter in Deutschland besser behandelt wurden als polnische Bürger. Manchmal hat die ukrainische Verwaltung die Polen oder Personen, die ihre Nationalität nicht bestimmen konnten, absichtlich „ukrainisiert“, um auf diese Weise ihre ethnische Überlegenheit auf bestimmten Gebiet zu beweisen. Wiederum fuhren die Polen aus dem Generalbezirk Litauen zur Zwangsarbeit als Litauer und wurden wie ausländische Arbeiter aus den Ländern, mit denen das Dritte Reich keinen Krieg führte, behandelt (Restriktionen gegen diese Personen erfolgten erst 1944). Eine andere Nationalität deklarierten auch Personen jüdischer Nationalität, um auf diese Weise Repressionen und Tod zu entfliehen. Für sie war die Entscheidung über die Fahrt zur Zwangsarbeit ein Versuch, vor dem Tod zu flüchten.
Es kam oft vor, dass die Menschen während der Registrierung einen anderen Beruf angaben, als den wirklich von ihnen ausgeübten. Am meisten vermied man die Angabe des Berufs eines Landwirtes, weil dies mit der Deportation zur Zwangsarbeit enden konnte. Einen anderen Beruf deklarierten auch vor allem auch Menschen, die durch ihr gewöhnlich nach gegangenem Metier höchst wahrscheinlich der deutschen Rüstungsindustrie nützlich waren.
Mit Personaldaten in Arbeitsbüchern (oder in anderen Dokumenten, die die Zwangsarbeit während der Deportation bestätigen) muss man vorsichtig sein. In den eingetragenen polnischen Nachnamen und Eigennamen (fonetische Schreibweise), sowie in den Geburtsdaten usw. kommen häufig Fehler vor.
Arbeitsbücher können die Vermerke der alliierten und polnischen Institutionen aus dem Jahr 1945 und den Jahren danach haben. Die Dokumente der Personen, die in den von PUR organisierten Transporten in die Heimat zurück kamen, wurden an Kontrollpunkten gestempelt. Es kam auch vor, dass die Arbeitgeber weitere Beschäftigung der Personen nach dem Kriegsende in Arbeitsbüchern bestätigten, so lassen sich auch Eintragungen mit einem Datum nach Mai 1945 finden.